Keine IT-Tickets
Die operative Leitung passt lokale Prozessschritte selbstständig an, ohne dass ein IT-Ticket nötig ist.
Bestands-ERP bleibt
Structury ersetzt weder das bestehende ERP noch die Kasse, sondern liegt als Ausführungsschicht darüber.
Prozess-Step ist Grenze
Die Übergabe an eine andere Organisationseinheit erfolgt durch einen einfachen Prozessschritt im Ablauf.
Situation 1: Alles läuft über den Inhaber
Als Inhaber(in) kann ich nie weg. Jeder fragt mich, wie es geht, weil das Geschäft so komplex ist. Am Ende bin ich die einzige Person, die den Ablauf wirklich kennt. Jede Filiale fragt und schreibt und ruft an. Wenn ich etwas falsches sage heißt es hinterher, dass ich es doch so gesagt hätte.
Lösung:
Der Ablauf gilt für Abteilung und Filiale. Der Inhaber passt den Prozess-Kern ein einziges Mal an. Die zuständigen Personen arbeiten direkt im Ablauf und führen den Schritt dort aus. Niemand muss nachschlagen, und der Inhaber ist kein wandelndes Prozesslexikon mehr.
Architektur: Zentrale Prozess-Fassung
Ein definierter Ablauf existiert im System exakt ein Mal. Alle Teams greifen auf dieselbe strukturelle Basis zu, wodurch das operative Wissen im System verankert ist und nicht im Kopf einzelner Wissensträger liegt.
Situation 2: Wenn eine Schlüsselperson fehlt, steht die Arbeit
Gestern hat Lydia kurzfristig ihre Schicht abgesagt. Grundsätzlich ja kein Problem. Leider ist sie die einzige, die den Schlüssel hat und hinterher die Kasse macht. Wir mussten 28 Kunden absagen.
Lösung:
Der Kassenabschluss und der Schritt, wo der Ersatzschlüssel hängt, gehören fest zur Stelle. Eine Vertretung, die das Recht für diese Stelle erhält, sieht exakt dieselben Schritte und führt sie im System aus.
Architektur: Entkopplung von Personen
Prozessschritte und Verantwortlichkeiten sind ausschliesslich an Organisationseinheiten gebunden. Mitarbeiter werden den Einheiten zugeordnet. Bei einem Personalwechsel bleibt die Prozessstruktur unangetastet.
Situation 3: Mehrere Versionen, die alle irgendwie gelten
Die Rücknahme eines Artikels aus der anderen Filiale war ein totales Desaster. Denn eigentlich dachten wir, dass die vor Warenausgabe das Geld annehmen, so wie es in unseren Prozessen steht. Leider ist es bei denen anders geregelt. Wir hätten dem Kunden fast das noch nicht bezahlte Geld zurückgegeben.
Lösung:
Es gibt nur eine Fassung des Prozesses. Eine Änderung am Kern greift überall dort, wo dieser Kern gilt. Die operative Fachseite kann jedoch einen lokalen Prozessschritt selbstständig anpassen, ohne ein IT-Ticket auszulösen. Ein heimlicher, zweiter und widersprüchlicher Ablauf wird technisch unterbunden.
Architektur: Lokale Prozess-Autonomie
Abweichungen vom geerbten Kernprozess werden als isolierte, lokale Prozessschritte in der jeweiligen Einheit abgebildet. Der übergeordnete Prozess-Kern wird durch diese lokalen Anpassungen nicht verändert.
Situation 4: Neuer Standort bedeutet: alles von Null neu aufzubauen
Eigentlich wollten wir eine weitere Filiale eröffnen, denn die bestehenden laufen recht gut. Aber realistisch können wir nicht jeden Handgriff neu erklären, und Leute aus den bestehenden Filialen kann ich dort nicht einsetzen, sonst steht das Geschäft hier. Also müssen wir auf die Filiale verzichten.
Lösung:
Die neue Filiale erbt den bestehenden Prozess-Kern. Es wird lediglich die neue Einheit im System angelegt und der spezifische Ortsschritt angehängt. Das Abziehen von Wissensträgern aus bestehenden Einheiten kann komplett entfallen.
Architektur: Automatische Struktur-Vererbung
Wird ein neuer Standort im System angelegt, übernimmt dieser sofort den erprobten Prozess-Kern der Organisation. Manuelle Kopiervorgänge oder das Neuerstellen von Standard-Abläufen entfallen komplett.
Situation 5: Seltene Aufgaben kann niemand übernehmen
Niemand hat je lernen können, wie seltene Aufgaben zu bewältigen sind, weil einfach keine Zeit für die Einweisung da war. Also muss entweder ich sie selber machen, oder sie bleiben an Andrea hängen, die aber schon 25 Jahre bei uns arbeitet und sich eigentlich auf die Pensionierung freut. Was machen wir eigentlich, wenn sie wirklich geht?
Lösung:
Seltene Schritte werden genauso im Ablauf geführt wie tägliche Aufgaben und in Stellen gebündelt. Ein Schritt darf in mehreren Stellen vorkommen, und mehrere Personen dürfen auf einer Stelle stehen. Verlässt eine Schlüsselperson das Unternehmen, bleibt das Aufgabenpaket der Stelle unverändert bestehen.
Architektur: Strukturelle Wissenssicherung
Fachwissen für komplexe oder seltene Aufgaben wird nicht an Personen, sondern als feste Ablaufstruktur an die Stelle gebunden. Verlässt eine Fachkraft das Unternehmen, bleibt das exakte Vorgehen für die Nachfolge im System erhalten.